Как организовать переезд офиса, не мешая сотрудникам?

Переезд офиса, конечно же, сложный и ответственный процесс, что требует тщательно продуманного подхода. От того, насколько эффективно будет спланирован и реализован переезд, зависит не только комфорт сотрудников на новом месте, но и непрерывность бизнес-процессов компании.

По статистике, в среднем офис переезжает каждые 5-7 лет. Это может быть связано с расширением штата, окончанием срока аренды, необходимостью оптимизации расходов или улучшения локации.

Большинство решают обратиться к транспортным компаниям, чтобы облегчить весь процесс. Так, в Киеве организацией офисного переезда занимается компания Инка Транс ― inka-trans.ua/perevozki-kiev/ofisnyj-pereezd. Однако, даже обратившись к профи, Вы должны учитывать некоторые нюансы, которые напрямую влияют на эффективность процесса.

Как подготовить офис к переезду?

1. Первым делом нужно оценить масштаб предстоящих работ. Для этого создайте подробную опись всего офисного имущества, включая мебель, технику, документы, декор. Это поможет определить объем перевозки и потребность в упаковочных материалах.
2. Чтобы облегчить процесс последующего обустройства, заранее продумайте планировку и расстановку мебели. Нарисуйте детальную схему с указанием размеров помещений, расположения розеток, окон и дверей. Распределите рабочие зоны с учетом специфики отделов и потребностей сотрудников. Это сэкономит время и силы при переезде.
3. Для безопасной транспортировки вещей Вам понадобятся коробки разных размеров, упаковочная бумага, скотч, стрейч-пленка, воздушно-пузырьковая пленка, маркеры и т.д. Не экономьте на качестве материалов — от этого зависит сохранность Вашего имущества.
4. Чтобы ничего не потерялось при переезде, промаркируйте каждую коробку с указанием отдела, содержимого и назначения (к примеру, «бухгалтерия, папки с документами, стеллаж №2»). Составьте общий список коробок с номерами — это поможет проконтролировать доставку и избежать путаницы.
5. Перед переездом сохраните важные данные на внешние носители, отсоедините все кабели и провода, промаркируйте их. Упаковывать компьютеры и оргтехнику лучше в фирменные коробки или специальные транспортировочные кейсы.

О чем не стоит забывать во время переезда офиса?

• Заблаговременно оповестите контрагентов о предстоящем переезде и изменении адреса. Отправьте им письма, обновите информацию на сайте и в соцсетях, закажите новые визитки и бланки. Это позволит избежать недоразумений и поддержать репутацию надежной компании.
• Транспортировка офисного имущества требует профессионального подхода и специального оборудования. Выбирайте проверенную транспортную компанию с опытом офисных переездов, собственным автопарком и штатом квалифицированных грузчиков.
• Заранее продумайте схему расположения рабочих мест, стеллажей, шкафов и техники в новом офисе. Учитывайте нормы эргономики, инсоляции, пожарной безопасности. Оптимальное зонирование повысит комфорт сотрудников и производительность труда.
• Не забывайте, что переезд — это стресс не только для бизнеса, но и для персонала. Людям нужно время, чтобы адаптироваться к новому месту и графику работы. Поддержите сотрудников в этот период — предоставьте отгулы для обустройства рабочих мест, организуйте удобный трансфер, выделите средства на покупку новой техники и мебели.
• Переезд в новый офис — повод привести в порядок корпоративную документацию. Внесите изменения в учредительные документы, трудовые договоры, должностные инструкции, внутренние положения и регламенты.